5x waarom en doordringen tot de kern

5x waarom voor je aan de slag gaat

Sommige problemen blijven terugkeren omdat je de wortel van het probleem niet hebt gevonden. Ik moest daar aan denken toen ik las dat er 100 taalexperts komen die ambtenaren gaan helpen om minder ambtelijk te schrijven. Je denkt het probleem op te lossen, maar je oplossing werkt niet. De truc is om door te zoeken naar het waarom en daarbij niet te stoppen bij het eerste het beste antwoord.

Zal het team van taalexperts helpen betere brieven te schrijven? Ambtenaren zullen actiever schrijven, ze gaan werken met tussenkopjes en ze zullen moeilijke woorden schrappen.

5x Waarom
Maar laten we het schrijven van ingewikkelde brieven eens leggen tegen de methode van het 5x waarom. 5X waarom is een methode om tot de wortel van een probleem te komen. De methode kwam op in de jaren ’70 bij Toyota en werkt nog steeds.

We pakken het probleem van de ingewikkelde brief als voorbeeld.

Mijn moeder krijgt onleesbare brieven van de overheid. Waarom?

1. Pak een brief en vraag: waarom is deze brief zo ingewikkeld? Het antwoord kan zijn. Omdat de schrijver er weinig tijd aan besteedt. Nu ben je er misschien niet om meer tijd te geven. Vraag dus door.

2. Waarom besteedt de schrijver dan weinig tijd aan de leesbaarheid? Bijvoorbeeld omdat hij denkt dat de brief zo goed is en niet begrijpt dat de brief ingewikkeld is. Hier vliegt nu het team met taalexperts in om te helpen. Maar laten we even doorvragen.

3. Waarom begrijpt hij niet dat de brief ingewikkeld is? Omdat hij standaardteksten aan elkaar plakt die volgens hem elk voor zich begrijpelijk zijn. Praat met de briefschrijver en je komt verder.

4. Waarom plak hij standaardteksten aan elkaar? Is dat omdat dat tijd bespaart? Nee, het antwoord blijkt anders: de brief moet juridisch de toets der kritiek doorstaan. Dat checkt hij en voor een jurist is de brief niet ingewikkeld. Het antwoord blijkt dus eigenlijk te zijn dat de brief voor en door juristen is geschreven.

5. Waarom is de brief voor en door juristen geschreven? Kijk nu komen we tot de kern van het probleem. De brief is niet zo geschreven voor mijn moeder, maar voor de juristen. Waarschijnlijk is er straf zodra een brief juridisch niet klopt en geen beloning als mijn moeder de brief gemakkelijk kan lezen.

Ooit zocht een student uit waarom ambtelijke stukken zo ingewikkeld geschreven waren. Toen kwam daar uit: als je alles op een rijtje zet, blijkt de ambtenaar precies te doen wat gevraagd en beloond wordt.

Eén antwoord op “5x waarom en doordringen tot de kern”

  1. Ben het met je eens tot en met je antwoord op de 4e waarom. Bij de 5e waarom geef je geen antwoord op de kern van het probleem, maar doe je een aanname (‘waarschijnlijk is er straf…’).
    Volgens mij moet het antwoord zijn: uit angst dat de verantwoordelijke bewindspersoon (wethouder, burgemeester, staatssecretaris, minister) straf krijgt van de publieke opinie via de media en intern van zijn concullega’s. Immers, de enige vorm van ‘straf’ die men onder topambtenaren kan toepassen, is iemand belachelijk maken en diens gezag (en macht) ondermijnen.
    Als communicatieprofessional kom ik helaas nog te veel boodschappen tegen, die niet gericht zijn aan de doelgroep, maar aan degene in wiens opdracht de boodschap wordt geformuleerd. Te veel zenden, te weinig interactie en dialoog aangaan.
    Als de ‘straf’ voor onduidelijke boodschappen dezelfde zou zijn als in de commerciële wereld, dan zouden de ambtenaren allang leesbare brieven schrijven. Je koopt toch ook geen brood van een bakker die alleen instructies geeft hoe je het brood moet eten zonder aan de klant te vragen welk brood deze wil kopen…

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *