Hoeveel bedrijven hebben enorme protocollen over hoe je je moet gedragen en hoeveel mensen lezen die protocollen ook echt? General Motors had zoals zoveel andere bedrijven eigen regels voor hoe je je kleedt. Het ging op een gegeven moment over een protocol van 10 pagina’s. Ik geloof dat ik bij mijn werkgevers nooit zo’n code heb gehad. Maar deze medewerker van GM wel. Hij schreef er over hier en komt tot een verrassende oplossing voor uitgebreide protocollen.
Het viel hem op dat het bedrijf tot in de puntjes had uitgewerkt hoe je je moet kleden bij externe contacten. Nadat GM bijna failliet ging aan bureaucratie, regels en simpelweg een te lage productiviteit kwam er een directeur HRM die de regels voor kleding schrapte. Ze verving het 10 pagina’s lange document door twee woorden. “Dress appropriately”.
Decolletés en jeans
Uiteraard schrokken de managers er van. Men zag decolletés tot de navel, gescheurde kleren en voor je het weet loopt al het personeel in jeans rond. Verschrikkelijk natuurlijk. Na een paar weken bleek het allemaal gemakkelijk opgelost. Medewerkers konden best in gesprek over gepaste kleding en waren gevoelig voor argumenten. De medewerkers bleken goed te kunnen omgaan met de algemene uitspraak om zich gepast te kleden.
Echte winst
Maar daar begon de echte winst ineens door te dringen. Als de medewerkers dat gewoon zelf kunnen, dan kunnen ze misschien wel veel meer zelf beslissen! Natuurlijk vraagt het wat van de leiding om het gesprek te kunnen aangaan over wat gepaste kleding of breder wat gepast gedrag is. Maar al snel blijkt dat die paar keer enige worsteling een enorme meerwaarde heeft. De medewerkers nemen de meeste beslissingen zelf, pas als het ingewikkeld wordt komen ze bij de baas, liefst met het voorstel hoe ze het willen oplossen er bij.
Gepast gedrag in het openbaar bestuur
In het bedrijfsleven en het openbaar bestuur zouden we dergelijke open normen vaker kunnen gebruiken. Het gebeurt overigens al. Zo is de term goed koopmansgebruik bij de Belastingdienst een open norm. Het begrip Goed koopmansgebruik verwijst naar wat een goed koopman zou doen om zijn onderneming zo goed mogelijk te voeren. Goed koopmansgebruik geldt voor alle ondernemingen die vallen onder de Nederlandse belastingwetgeving, niet alleen koopmannen. Internationaal is de term goed koopmanschap. Voor al die zaken die niet precies geregeld zijn kun je terugvallen op de vraag of je je een goed (net, rechtvaardig) koopman hebt getoond. Komt er een conflict, dan moet je terug naar de vraag of je je als een nette, rechtvaardige koopman hebt opgesteld.
Een andere open norm is goed kredietgeverschap.. Dit betekent dat krediet dat wordt verstrekt met inachtneming van de normen niet tot overkreditering kan leiden. De kredietgever hoort zich gepast te gedragen. Je hebt de verantwoordelijkheid om te zorgen dat je klant niet in de problemen komt.
Misschien kan het vaker: niet protocollen maken, maar vragen om gepast gedrag. Dan hebben we misschien ook wat aan de zeilregel: als het niet kan zoals het moet, dan moet het zoals het kan.