Leren door evalueren met 7 vragen

Bij evaluaties kijk je terug naar wat is bereikt met bijvoorbeeld het invoeren van een besluit. Bedenk dat je bij je besluit veel mensen betrokken hebt. Die zijn benieuwd hoe het uitpakt. Als je daar aandacht voor hebt, zijn ze de volgende keer weer bereid mee te denken, ook als er zaken minder goed gingen! Gingen er dingen fout? Dan toon je dat je daar niet je ogen voor sluit. Ging het goed? Dan is dat een moment om te vieren. 

 

  1. Waarom een evaluatie?
  2. Wie voert een evaluatie uit?
  3. Hoe evalueer je?
  4. Op welk moment evalueer je?
  5. Op basis van welke criteria houd je de evaluatie?
  6. Wat doe je met de evaluatie?
  7. Hoe koppel je uitkomsten terug?

Waarom?
Besluiten neem je met een doel voor ogen. Ga je dat halen? Met een evaluatie krijg je inzicht in de uiteindelijke effecten van het besluit.

Wie?
Meestal degene die het besluit nam, maar je kunt ook vragen aan anderen naar jouw besluit te kijken. Hoe belangrijker het besluit was, des te meer mensen zijn betrokken. Zij kunnen aangeven welke gevolgen het besluit heeft en op basis hiervan thema’s aandragen die in de evaluatie aandacht vragen.

Hoe?
Je kunt vragenlijsten opstellen of interviews afnemen. In het werkoverleg kan het ook aan de orde komen of je kunt werken met een klankbordgroep. Belangrijk is dat de organisatie een evaluatiemiddel kiest dat de meeste informatie oplevert en aansluit bij het onderwerp van de evaluatie. Bedenk dus goed wat je wilt ophalen: gevoelens, meningen, feitelijke gevolgen, resultaten, indirecte gevolgen en pas daar je methode op aan.

Wanneer?
Een bescheiden besluit dat gericht is op proberen en bijstellen evalueer je heel snel. Een complexe verandering die de organisatie doorvoert vraagt meer tijd. Nieuwe software kun je vrij snel na het in gebruik nemen van het programma evalueren op de invoeringsproblemen. Doet het wat beloofd was en kunnen de medewerkers goed met het pakket overweg? Dat ligt anders bij een grote reorganisatie waarbij je meer tijd nodig hebt om helderheid te krijgen over de uiteindelijke resultaten. Let er op dat je ook kleine stappen snel kunt evalueren, terwijl je nog weinig kunt zeggen over het gehele beeld van de reorganisatie.

Op basis waarvan?
Het begint met de doelen van het besluit. Worden de gesignaleerde problemen opgelost? Zijn er ook (onverwachte) negatieve gevolgen? Breng ook in kaart welke financiële consequenties er zijn en kijk of er nieuwe risico’s komen. Probeer steeds verschillende belangen en gezichtspunten te onderscheiden.

Wat ermee doen?
Neem de tijd om de evaluatie goed tot je door te laten dringen. Je verkent de evaluatie, kijkt of er extra informatie nodig is vóór je een definitief oordeel velt. Geef positieve aspecten en struikelblokken/aandachtspunten een eerlijke kans. Besluit pas daarna wat je doet met de evaluatie. Te vaak is de evaluatie een document voor het archief, spreek daarom af wanneer je welke maatregelen hebt genomen.

Terugkoppelen?
Koppel terug welke conclusies je op basis van de evaluatie. Mensen die jou hebben geadviseerd zijn benieuwd. Geef hierbij aan welke acties je wilt nemen. Dan ziet iedereen dat er in de organisatie geleerd wordt, dat is motiverend voor iedereen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *