Six sigma ook voor diensten en kleinere bedrijven

Six sigma komt uit grote productiebedrijven (Motorola begon ermee), maar is heel belangrijk voor alle bedrijven waar tussen afdelingen, processen en mensen afgestemd wordt. Het is een manier om de kwaliteit van eindproducten te verbeteren als het gaat om een product met deelproducten of deelprocessen. Six sigma is bedoeld om het aantal fouten te verminderen. Six sigma is datagedreven (de sigma staat voor de standaardafwijking). Ook niet dataliefhebbers en niet-grote bedrijven kunnen er baat bij hebben.

Six sigma is gericht op het omgaan met variaties in deelproducten. Voor mensen die van data schrikken is het even doorzetten. Het is erg gericht op meten en het berekenen van afwijkingen (daar komt ook de naam vandaan), maar ook sterk gericht op wat de klant eigenlijk wil. De organisatie zorgt er voor dat ze weet wat voor de klant écht belangrijk is en zoekt daar vervolgens de kansen op fouten in de uitvoering bij om vervolgens processen voorspelbaar te maken. Door te kijken naar de kansen op fouten dwingt de organisatie te kijken welke processen een rol spelen om het eindproduct of de einddienst af te leveren. Door dat in beeld te brengen komt de organisatie achter processen en procedures om problemen op te lossen en de kosten en tijd.

Organisaties nemen vaak niet de tijd om te onderzoeken waar het nu precies misloopt. Juist omdat verschillende afdelingen een rol spelen. Daardoor kan verspilling verborgen blijven, want wat verspilling in het totale proces is, kan een bezuiniging op een bepaalde afdeling betekenen (denk aan het even laten liggen van aanvragen omdat het te druk is en je geen extra inhuur wilt).

DMAIC-cyclus

De methode gaat uit van een vaste indeling, de DMAIC-cyclus. Die cyclus omvat de fasen Define (Welke kritische eigenschappen of processen gaan we meten (wat is het belangrijkst om te meten)), Measure (hoe gaan we meten), Analyze (welke factoren beïnvloeden de belangrijkste processen het meest), Improve (zorg dat je meer grip krijgt op de belangrijkste processen) en Control (zorg dat je terugval voorkomt).

De methode werkt met diverse benoemde rollen, benoemde eindverantwoordelijken champions, (de programmamanagers), master black belts (die meerdere deelprojecten onder hun verantwoordelijkheid hebben), black belts (die leiding over een deelproject hebben) en green belts die binnen een afdeling verantwoordelijk zijn. Wel wat bla bla, maar het belangrijkste is dat de verantwoordelijkheden zijn toegewezen. Dat maakt six sigma erg precies: weten wat je waarom meet, hoe je dat doet en wie dat in de gaten houdt. Dat is nodig omdat anders de verbetering weer tussen verschillende afdelingen wegvalt.

In deze tijden van moeite van SMART en aversie tegen meten is weten, toch de moeite waard om eens te proberen. Mijn ervaring is dat in bedrijven meer aandacht komt voor het afstemmen van werk op elkaar. Kijk wat belangrijk is, meet hoe vaak het fout gaat, analyseer waarom, breng verbeteringen aan en waak voor terugval. Doe dit alles met aangewezen verantwoordelijken. Dat heeft ook in kleinere, niet datagedreven bedrijven enorme meerwaarde.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *