Je hoort het wel eens bij discussies in gemeenten: wij reageren volgens de Bob-methode. Om chaos te voorkomen structureert het model het gesprek van een team. Het gaat dan om het splitsen van besluitvorming in 3 fasen: beeldvorming, oordeelsvorming en dan pas besluitvorming. Hoe gaat deze methode in zijn werk?
Anders dan bij de VIP-methode is de BOB vooral gebruikelijk bij crises om zeker te weten dat je doet wat moet, maar je niet laat meeslepen door paniek. Het idee is dat je volgens de BOB-methode in crisissituatie op een goede en toch snelle manier komt tot gezamenlijke besluiten. Het model helpt dus vooral om als team goed een zelfde beeld en gezamenlijk doel te hebben.
De eerste fase is. Beeldvorming: dit is een inventarisatie om helder te krijgen wat er aan de hand is en wat er gevraagd wordt. Wat weten we? Weten we dat zeker? Wat weten we (nog) niet? In tijden van twitter en facebook beschikt de gemeente niet altijd over de meest actuele informatie, maar via twitter is er veel misinformatie. Belangrijk is dat deze fase geen fase is waarbij je met elkaar in discussie gaat. De brainstorm past hier als methodiek bij. Deze fase levert helderheid over wat zeker is en wat nog uitgezocht moet worden. Ook is helder wie wat verder gaat uitzoeken en wanneer de volgende fase komt.
Dan komt de Oordeelsvorming: in deze fase kijk je welk doel je hebt, wat de grote zorgen zijn en waar een besluit aan moet voldoen. Hier is wel discussie van belang om helder te krijgen welk doel je gezamenlijk hebt en op welke wijze je de risico’s inschat. Wat is voor de leden echt onaanvaardbaar en waarom? Het resultaat van deze fase is helderheid over de (gezamenlijke) belangen, de mogelijke riching en criteria en voorwaarden voor het besluit zijn in beeld.
De laatste fase is de Besluitvorming. Hier is het doel om de oplossingsrichting te vertalen in maatregelen. Nu is er een besluit nodig. Dat moet ook concreet zijn: Wie onderneemt welke actie? Omdat het gaat om een team is het belangrijk te weten of iedereen het eens is. Dit is ook het moment om te streven naar consent of consensus in plaats van een meerderheid van stemmen, maar omdat snelheid geboden is geven rang en verantwoordelijkheid in de praktijk vaak de doorslag. Vergeet niet te checken of het besluit klopt en voor iedereen duidelijk is.